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Berufs- und
Standesrecht
2. das Verwahrungsbuch,
3. das Massenbuch,
4. das Erbvertragsverzeichnis,
5. die Anderkontenliste,
6. die Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch,
7. Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten,
8. im Bereich der Notarkasse in München und der Ländernotarkasse in Leipzig das
Kostenregister.*)
2Sie führen folgende Akten:
1. die Urkundensammlung,
2. Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste,
3. die Nebenakten,
4. die Generalakten.
(2) Notarinnen und Notare erstellen jährliche Geschäftsübersichten und Übersichten
über die Verwahrungsgeschäfte.
(3) 1Die Unterlagen sind in der Geschäftsstelle zu führen. 2Im Rahmen der elektronischen
Datenverwaltung bedient sich die Notarin oder der Notar zur automationsgestützten
Führung der Bücher und Verzeichnisse der hierfür nach § 27 Absatz 3 betriebenen
Systeme und darf die für die Führung dieser Bücher und Verzeichnisse
erforderlichen Daten auf diesen Systemen verarbeiten; die Vertraulichkeit und Integrität
der Daten sind durch geeignete Verfahren nach dem jeweiligen Stand der Technik
sicherzustellen. 3Die Notarin oder der Notar hat eine Bescheinigung des Systembetreibers
darüber einzuholen, dass es sich um ein System nach § 27 Absatz 3
handelt und welche Verfahren zur Anwendung kommen. 4Zur Führung der Unter lagen
dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei der Notarin oder dem Notar
beschäftigt sind; die Beauftragung dritter Personen oder Stellen ist unzulässig.
(4) 1Für die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt Folgendes:
– Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle
und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge
(§ 18 Abs. 4): 100 Jahre,
– Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste,
Generalakten: 30 Jahre,
– Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten
inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen,
z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die
Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie
z. B. Verfügungen von Todes wegen getroffen werden;
– Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.
*) In Sachsen lautet § 5 Abs. 1 Nr. 8: „das Kostenregister.“